Аудит кадровой документации проводится для независимой оценки соответствия кадрового делопроизводства требованиям трудового законодательства, а также локальных нормативных актов (далее — ЛНА) Заказчика. Эта процедура помогает выявить, детализировать и устранить все имеющиеся нарушения в ведении кадровых документов, минимизировать риски взыскания с организации штрафных санкций.
По итогам процедуры руководитель и собственник узнает о реальном положении дел в организации, сможет определить недочеты, вовремя привести в порядок кадровую документацию, улучшить взаимоотношения с персоналом и снизить риски трудовых споров, жалоб со стороны работников и штрафов со стороны контролирующих органов.

Чтобы купировать риски штрафов и претензий со стороны контролирующих органов (трудовая инспекция, прокуратура), выявить имеющиеся «слабые» места и устранить нарушения, рекомендуется провести аудиторскую проверку кадровой службы (HR- отдела). Независимая экспертиза особенно актуальна в следующих ситуациях:

• Если работодателю предстоит плановая или внеплановая проверка ГИТ (государственная инспекция труда);
• При смене работника, ответственного за кадровое делопроизводство, или у руководства есть сомнения в компетенции специалиста;
• При возникновении трудовых конфликтов с работником, который намерен обратиться в ГИТ, суд или прокуратуру;
• При необходимости минимизации репутационных, финансовых, юридических рисков организации; оптимизации процессов управления персоналом;
• При изменении системы оплаты труда;
• и т.д

• Анализ ЛНА организации — проверяем наличие и соответствие нормам Трудового кодекса РФ таких ЛНА, как ПВТР, положение по оплате труда, положение о премировании, положение о командировках, инструкции по охране труда, графики отпусков, графики сменности, штатные расписания, положение о защите персональных данных и т.д.;
• Проверку организации ведения кадровых документов — приказов (прием на работу, увольнение, переводы, поощрение, привлечение к сверхурочной работе, оформление отпуска и т.д.); должностных инструкций; личных карточек, табелей учета рабочего времени, расчетных листков, уведомлений от работодателя и т.д.;
• Анализ и проверку правильности заполнения трудовых книжек, трудовых договоров (коллективных и индивидуальных), дополнительных соглашении, книг по трудовым книжкам, журналов инструктажей. Проведение сверки трудовых гарантий нормам ЛНА работодателя, ТК РФ.
• Выработку конкретных рекомендаций для руководства и кадровой службы (HR- отдела) по устранению допущенных ошибок в кадровых делах;
• Помощь в исправлении и восстановлении необходимых документов кадрового делопроизводства.

• Мнение о соответствии порядка ведения кадрового делопроизводства законодательству РФ;
• Перечень выявленных проблем, нарушений, рисков, недочетов и ошибок;
• Рекомендации, касающиеся улучшения ведения кадрового делопроизводства и исправлению обнаруженных недочетов.

Полный список санкций, которые грозят работодателям при обнаружении ГИТ ошибок в кадровых документах, довольно велик. Приводим некоторые из частых административных правонарушений:

• За отсутствие в свободном доступе у работодателя положения и политики о защите персональных данных — штраф до 60 000 руб. (ч.3 статьи 13.11 КоАП РФ).
• За неправильное оформление трудовых договоров, несоответствие сведениям в штатном расписании, приказах, личных карточках, должностных инструкциях — штраф размером до 100 000 руб. за один договор (ч.4 статьи 5.27 КоАП РФ).
• За невыдачу расчетных листков или неверное оформление этого документа — штраф до 50 000 руб, (ч.1 статьи 5.27 КоАП РФ)